Administrations- og Sekretariatschef

torsdag 02 jun 22

Send ansøgning

Frist 27. juni 2022
Du kan søge om jobbet ved DTU Aqua ved at udfylde den efterfølgende ansøgningsformular.

Ansøg online

Institut for Akvatiske Ressourcer (DTU Aqua) søger en Administrations- og sekretariatschef til med ansvaret for instituttets økonomi, håndtering af eksterne kontrakter og administration af instituttets fire lokaliteter og dets infrastruktur samt ledelse af instituttets ledelsessekretariat. Administrations- og sekretariatschefen fungerer som stedfortræder for institutdirektøren i Kgs. Lyngby, og indgår i instituttets direktion og ledelsesgruppe, dvs. bidrager til den overordnede ledelse af instituttet med særligt fokus på økonomi- og forretningsudvikling.

DTU Aqua har 350 ansatte, hvoraf omkring halvdel er videnskabeligt personale. Det øvrige personale består af biologassistenter, laboranter, administrativt personale, skibsbesætning m.fl.  Instituttet er organiseret i 10 faglige sektioner, som varetager forsknings-, undervisnings-, innovations- og rådgivningsopgaverne med lokaliteter i Lyngby, Hirtshals, Nykøbing Mors og Silkeborg samt aktiviteter i Grønland. Derudover har instituttet storskala infrastruktur, herunder havforskningsskibet DANA, en række mindre forskningsfartøjer samt eksperimentelle faciliteter i Lyngby, Hirtshals og Nykøbing Mors.

Jobbeskrivelse
I samarbejde med institutdirektøren, vicedirektøren og direktøren for myndighedsbetjening er den primære opgave at drive instituttets strategiske, økonomiske og forretningsmæssige udvikling for at optimerer DTU Aquas performance inden for forskning, myndighedsbetjening, uddannelse og innovation.

Vigtige arbejdsopgaverne omfatter økonomisk planlægning, koordinering af materiale- og ressourceallokering, herunder håndtering af infrastrukturprojekter, samt økonomisk rapportering, alt i samarbejde med respektive centrale universitetstjenester inkl. deltagelse i centrale DTU-administrative fora. At designe og bygge Danmarks nye ocean- og arktisk-gående forskningsfartøj Dana V er det mest fremtrædende eksempel på, et større infrastrukturprojekt.

Arbejdsopgaver inkluderer ansvaret for Ledelsessekretariatet, som yder sekretariatsbetjening til DTU Aquas ledelse, herunder understøttende koordineringen af tværgående indsatser og den strategiske udvikling af instituttet samt håndterer IT relaterede aktiviteter af instituttet, inkl. GDPR og IT sikkerhed og den interne og eksterne kommunikation. Dette inkluderer personaleledelse af instituttets ledelsessekretariat bestående af 8-10 medarbejdere.

Øvrige støttefunktioner som referer direkte til Administrations- og Sekretariatschef er instituttets Sektion for Administration og Service, der har ansvar for daglige driftsopgaver på DTU Aquas lokaliteter, herunder sekretariater, bibliotek, indkøb, journalisering og arbejdsmiljø.

De primære arbejdsområder vil være: 

  • Indgå i instituttets direktion og ledergruppe og bidrage til koordinering af den daglige ledelse og den strategiske udvikling af instituttet, inkl. udarbejdelse af strategiske planer, deres implementering og afrapportering.
  • Ansvar for instituttets økonomi, økonomisk planlægning, ressourceallokering og afrapportering til den centrale universitetsledelse i samarbejde med DTU’s Afdeling for Økonomi og Regnskab.
  • Ledelse af instituttets ledelsessekretariat og stedfortræder for institutdirektøren i Lyngby samt ansvar for intern og ekstern kommunikation.
  • Ansvarlig for administration af instituttets fire lokaliteter og disses infrastruktur samt instituttets IT enhed, som inkluderer IT sikkerhed og implementering af GDPR i instituttet.
  • Understøtter instituttets vicedirektør i personaleadministration og -processer i samarbejde med Koncern HR.
  • Finansiering og planlægning af anlægsinvesteringer i samarbejde med DTU’s Campus Service samt DTU’s Afdeling for Økonomi og Regnskab.
  • Implementering af administrative processer, systemer og interfaces til centrale DTU og andre DTU-enheder fx omkring fælles laboratorier samt deltagelse i universitetets administrative koordinationsfora.

Kvalifikationer
For ansøgere til stillingen som Administrations- og sekretariatschef vil der blive lagt vægt på følgende karakteristika ved ansættelsen:

  • Erfaring med ledelse, drift og administrativt arbejde i en forskningsinstitution (eller lignende) samt ledelse og administration af komplekse fagprofessionelle grupper.
  • Erfaring med økonomistyring, budgetplanlægning og –opfølgning samt styring af ressourceallokering.
  • Evner at sætte sig ind i administrative systemer og at analysere og forstå de tilknyttede processer i organisationen for at optimere, strukturere og forbedre de administrative opgavers gennemførsel.
  • Gennemslagskraft og evne til at arbejde med mange og forskelligartede opgaver, ofte under et betydeligt tidspres.
  • Samarbejds- og ledelsesevne til at motivere medarbejdere og skabe arbejdsglæde.
  • Kan holde overblikket i en kompleks hverdag og evner at gå i detaljen, hvor det er relevant og hensigtsmæssigt.
  • Evne og interesse for kommunikation og formidling.
  • Behersker dansk og engelsk – både skriftligt og mundtligt – på forhandlingsniveau.

Personlige kompetencer som sikrer motiverende og delegerende ledelsesstil med en bred intern kontaktflade, gennemslagskraft indadtil såvel som udadtil er helt afgørende. Endvidere er det et krav, at du har god politisk dømmekraft, udprægede evner til at samarbejde samt stor initiativ- og virkelyst.

Vi tilbyder
Som leder på DTU er du med til at sætte retningen på en af Europas førende forsknings- og uddannelsesinstitutioner, i et miljø med højt kvalificerede kolleger og medarbejdere og med et tæt samarbejde med erhvervslivet.

DTU arbejder kontinuerligt med at professionalisere ledelse. Det arbejde er konkretiseret i DTU Lederrollen, der beskriver DTU’s forventninger til ledernes faglige og personlige kompetencer. DTU Lederrollen baserer sig på fire hjørnesten: Faglig ledelse, ressourceledelse, resultatskabende personaleledelse og strategisk ledelse. Derudover er det en forudsætning for at varetage en lederrolle på DTU, at den enkelte leder bringer det personlige lederskab i spil. Det betyder blandt andet, at alle ledere har blik for at understøtte, at resultater skabes i samspil mellem mennesker. Du kan læse mere om 
DTU's lederrolle på hjemmesiden.  

Løn og ansættelsesvilkår
Du ansættes i lønramme i henhold til overenskomsten for akademikere i staten og din løn fastsættes på baggrund heraf.

Dit primært arbejdssted vil være DTU Lyngby Campus. Du forventes også at være jævnligt til stede i Hirtshals, Nykøbing Mors og Silkeborg.

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 27. juni 2022. Åbn linket "Ansøg online", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. Det er planen at afholde samtaler den 30. juni og 1. juli 2022.

Ønsker du yderligere information om stillingen, er du velkommen til at kontakte institutdirektør Fritz Köster på e-mail: fwk@aqua.dtu.dk, mobil: +45 21362805 eller vicedirektør Anders Koed: ak@aqua.dtu.dk, mobil +45 21685641.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

DTU Aqua udfører forskning, rådgivning og uddannelse på højeste niveau inden for bæredygtig udnyttelse af levende ressourcer i havet og i ferskvand, akvatiske organismers biologi og økosystemers udvikling samt integrationen i økosystembaseret forvaltning. Instituttet er internationalt førende på en række forskningsområder og er den primære nationale og en vægtig international leverandør af rådgivning om forvaltning af levende akvatiske ressourcer. Instituttet har stor indflydelse på planlægning, implementering og gennemførelse af europæiske og nationale forsknings- og moniteringsprogrammer, som understøtter udvikling i fiskeri- og akvakulturerhvervet. Instituttet udbyder desuden en kandidatuddannelse i Akvatisk Videnskab og Teknologi og har sin egen ph.d.-skole. Mere information om DTU Aqua på www.aqua.dtu.dk

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar vision om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den vision lever den dag i dag. DTU har 13.400 studerende og 5.800 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.